各系（院）、部门：

为了提高学院办公效率，增强部门协作，节约运行成本，经学院研究，决定在全院启用办公自动化系统（以下简称OA系统），现将有关事宜通知如下：

一、启用时间

2014年6月26日。

二、工作安排及相关要求

1、各部门负责人要高度重视OA系统的启用工作，指派一名OA管理员负责本部门的OA系统培训、监管工作。各部门OA管理员原则上由具有计算机操作相关专业水平的人员担任，没有相关技术人员的部门，可由部门责任人指定一名责任心强的工作人员担任。各部门务必于6月25日前将管理员名单报学院党政办公室。

2、信息化建设与管理中心负责对各部门确定的OA管理员进行培训，OA管理员负责对本部门的相关人员进行培训，使其切实掌握OA系统的功能和操作方法。培训时间为6月26日—27日。各部门负责人要认真学习贯彻《湖南工业职业技术学院无纸化办公系统管理制度》，并严格执行。

3、OA系统启用后，6月26日—10月8日为过渡期，即OA系统与原纸质办公处理方式可以并行运转。自10月8日开始，学院公文收发（非涉密文件）工作、公车申请、员工请假、网站开通、视频拍摄、招标立项、教室申请、校史馆参观、报告厅申请等有关办公事项将全部通过OA系统处理，不再受理纸质文档。确需报送纸质文档时，请同时通过OA系统报送电子文档，否则学院相关责任部门将不予受理。

4、各部门负责人和相关工作人员要坚持每天登录OA系统，查看并处理有关信息、待办事项、会议通知等，如有特殊情况不能及时处理的，可委托他人办理，以确保工作正常进行。

5、认真贯彻国家《保密法》和上级有关保密规定，坚持“谁上网，谁负责”的原则，严格执行“涉密信息不上网，上网信息不涉密”的规定。相关文件及信息上网必须经过有关部门和负责人的严格审批；组织、纪检、监察、审计、财务、人事等部门的公文，需要严格保密的，仍可沿用有纸办公程序，不在网上流转办理。

6、OA系统用户的账号和初始密码由信息中心统一设定，各部门OA管理员负责统一向网络信息中心申请，信息中心不受理个人申请。用户进入系统后，请及时修改密码，并妥善保管好本人的账号和密码。

7、OA系统用户必须按照《湖南工业职业技术学院无纸化办公系统管理制度》的相关规定，进行规范使用与操作。

三、系统管理与技术保障

OA系统运行的组织与管理工作由学院党政办公室负责，技术保障工作由信息化建设与管理中心负责。用户在使用OA系统过程中发现的问题和不足，应及时向党政办或信息中心反馈，以便进一步完善OA系统。

有关人员及联系方式：

党政办公室：徐波，联系电话：82946105；信息化建设与管理中心： 郭李平、范明昊，联系电话：82946163。

湖南工业职业技术学院

2014年6月24日