各系（院）、部门：

按照《关于印发< 湖南工业职业技术学院档案工作实施方案>的通知》(湖南工院院字2016[6]号)文件精神，学院综合档案室将于2017年4月—6月开展档案整理、移交及部门档案工作考核，现将有关事项通知如下：

一、综合档案归档工作

1、归档范围和分类

各部门档案员应按照《关于印发< 湖南工业职业技术学院档案工作实施方案>的通知》中归档范围的规定，将应归档的文件材料收集完整。

2、归档时间及地点

各部门整理归档时间：2017年4月—5月

各部门移交档案时间：2017年5月29日—6月2日

档案移交地点：办公楼513综合档案办公室

3、归档要求

（1）各部门分管档案工作的领导要切实加强对本部门归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本部门归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交，任何部门和个人不得将应归档材料据为己有。

（2）凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

（3）重要请示类文件材料如已答复，须将相关批复材料和原材料合并归档。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。

（4）归档的文件材料应是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。

（5）归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。归档材料整理后，要逐项填写《归档文件目录》，将目录和材料一同归档。

（6）归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间、地点、人物；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间，并刻录光盘（一式3份）。

（7）涉密与非密文件的移交目录应分开填写，其中涉密归档材料的移交目录请用涉密计算机打印或手填送交学院综合档案室。

4、归档程序

（1）归档验收

档案移交时，交接双方当面检查，综合档案室工作人员按立卷归档要求进行验收，不符合要求的请归档部门按要求整理合格后，办理移交手续。

（2）移交手续

归档部门移交档案材料时必须根据移交类型填写相应的《档案移交目录表》，目录表一式3份，交接双方签字并加盖所在部门印章后，归档单位留存1份，综合档案室留存2份备查。

二、部门档案考核工作

为进一步做好学院及部门档案工作，学院将组织档案工作考核小组对部门档案工作进行考核，考核情况细则如下：

1、考核内容

（1）各职能部门考核内容为职能部门负责人对档案工作的重视程度，建立岗位责任制，各部门的文书档案、业务档案、电子档案的收集整理，需归档移交档案室档案资料的预立卷和归档时间等方面。

（2）各系（院）考核内容为系（院）负责人对档案工作的重视程度，建立岗位责任制，文书档案、电子档案、学生档案、教师业务档案、教学档案、党员档案的收集整理，需归档移交档案室档案资料的预立卷和归档时间等方面。

2、考核程序

（1）自查。各部门依据工作职责对本部门档案工作情况逐项进行检查打分，填写年度档案管理工作考核标准评定表自评内容（一式两份），由部门负责人签字、加盖公章后，于6月9日前报送党政办。过期不报考核标准评定表者，视作不合格。

（2）考核。6月12日—6月16日由党政办会同有关职能部门，依据标准对各部门的档案工作进行材料审查、实地检查、综合评分、拟定考核意见、初步确定考核结果。

（3）反馈。向各部门反馈考核意见。如有异议，可向考核工作领导小组提出。

附件：

1、归档文件目录

2、档案移交目录表

3、湖南工业职院文件材料归档范围和文书材料保管期限规定

4、部门档案自存材料明细表

5、档案管理工作考核标准评定表

学院党政办公室

2017年4月20日

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